Güray SabitNevidea BS Akademik Yöneticisi
Temmuz 2004 tarihinde Bursagazla Ertuğrul Bey’in çağrısı sayesinde tanışmış olduk. Şirket Nisan 2004 de özelleşmişti. Yıllarca devlet tarafından yönetilen Botaş Bursa şehri tarafından aslında bana göre o zaman Türkiye tarafından da pek tanınmayan bir şirket tarafından satın alınmıştı. Şirkette bir değişim sürecinin yaşanılması kaçınılmazdı. İnsan Kaynaklarının doğru yönetilmesi çok önem kazanmıştı. Ertuğrul Bey’ın beni davetinin sebebi bu önem ile doğrudan ilgiliydi.
Ertuğrul Bey ile gerçekleştirdiğimiz ilk görüşme benim için oldukça şaşırtıcıydı. Üç nedenden dolayı;
1- Bursagaz vizyonu tanımlanmıştı. Kısa sürede özelleşmiş olmasına rağmen şirket nasıl olmak ve ne yapmak istediğinin farkındaydı.
2- Müdür ve sorumlu düzeyinde norm kadro oluşturulmuştu. Aslında bu kadro yapısına bakıldığında yönetim kadrosunun % 90 nının yenilenmiş olduğu anlaşılıyordu. Kısa sürede bunun yapılması kolay iş sayılmazdı.
3- Çalışan memnuniyeti konusunda bilimsel bir ölçme ve değerlendirme çalışması yapılmıştı. Yönetim tüm çalışanların öncelikli beklentilerinin farkındaydı. Bu konuda atılması gereken adımlar belirlenmişti.
2004 - Bursagaz Değişim Yönetimi
Ertuğrul Bey bu görüşmede Bursagaz’ın olumlu anlamda farklılaşmasına İnsan Kaynakları boyutunda katkıda bulunmamızı rica etti.
Başlangıçta üç uygulamayı gerçekleştirmeye karar verdik.
1- Çalışanların kurumdan beklentilerini ve kurumun da tanımladığı vizyon çerçevesinde çalışanlardan beklentilerini gözeterek karşılıklı bağlılığa ulaşmak ayrıca ortak faydayı sağlamak için geliştirme (eğitim) ve bilgilendirme toplantılarının düzenlenmesi
2- İnsan Kaynakları Bölümünün kadrosunun oluşturulması
3- Kritik insan kaynakları fonksiyonlarının süreçlerinin tanımlanması ve çerçevede uygulamaların gerçekleştirilmesi
Birinci uygulamada Bursagaz’ın tüm çalışanlarına Ağustos ve Eylül 2008 aylarında sekiz grup halinde “Değişim Yönetimi” eğitimi verildi.
Ayrıca aynı dönemde Genel Müdür Ertuğrul Bey’in yönetiminde en az 3 kere yapılandırılmış ve sayısız yapılandırılmamış gelecek Bursagaz ile ilgili bilgilendirme toplantıları gerçekleştirildi.
Kurum bu çalışmalarla Botaştan gelen eski çalışanlarla kuruma katılan yeni çalışanları gelecek Bursagaza hazırlamaya çalıştı.
İkinci uygulama için İnsan Kaynakları Bölümü kadrosu ihtiyaçlar gözetilerek İdari İşler Bölümü hariç 2 çalışandan önce 4 daha sonra 5 çalışana yükseltildi.
Üçüncü uygulama da Bursagaz organizasyon şeması güncellendi. Bu şemaya göre Bölümler, fonksiyonlar ve pozisyonlar tanımlandı. Pozisyonların sorumluluk alanları belirlendi. İşe alma süreci tanımlandı. İşe alma süreci ile ilgili kritik tanımlar; bu süreç tam 16 aşamalı bir süreçti, bu süreç sayesinde işe almada ölçme değerlendirme devreye sokuldu. Bunun için Neo Pı r kişilik testi araç olarak kullanılmaya başlandı. Yöneticiler görüşme sonuçlarını tanımlanan rapor formatları sayesinde dökümante ettiler. İşe kabul edilmeyen adaylara teşekkür mektupları yazıldı. İşe kabul edilen adaylara davet mektupları yazıldı.
Bu arada şunu da belirtmek gerekir ki ilk İnsan Kaynakları fonksiyonu olarak işe alma sürecinin tanımlanması tesadüf değil bilinçli bir tercihtir. Bu süreç tanımlanırken değişimin yarattığı stresten dolayı her türlü çabaya rağmen görevini sürdürmeyecek çalışanların olabileceği dolayısıyla yeni çalışanlara ihtiyaç duyulabileceği gözetilmiştir.
Performans ölçme ve değerlendirme (yönetimi) sisteminin kurulması da bu dönem de gerçekleştirilmiştir. Bu sistem sayesinde tün çalışanlarla 2004 yılı Aralık ayında 2005 yılı için performans hedefleri oluşturulmuştur. Ayrıca Genel Müdür Ertuğrul Bey müdür ve sorumlu pozisyonunda görev yapan çalışanlara performansları ile ilgili geribildirim vermiş bu amaçla yapılandırılmış görüşmeler gerçekleştirilmiştir.
Ücret yönetimi süreci de bu dönemde oluşturuldu. Pozisyonlara göre grade sistemi Hay Management ücret sistemi referans alınarak ve Çalık Holding ile entegre olarak düzenlendi.
2005 - Değişimin Pekişmesi/ Eğitim Fırtınası/ Müşteriye Hizmet Sunuşta Kalite
Bu yıl Bursagaz’ın, insan kaynakları açısından baktığımız da eğitim ve geliştirme yılıdır.
Tüm çalışanlara, kurumsal değerlerin daha etkin kullanılması için “Kurumsal Başarı” adı altında seminerler ve ayrıca iç ve dış müşterilere daha yararlı hizmet sunabilmeleri için “Hizmet Sunuş Teknikleri” seminerleri verilmiştir.
Ayrıca sorumlu ve müdür düzeyinde ki yani yönetsel sorumluluğu olan çalışanlara da “Liderlik ve Koçluk” eğitimleri gerçekleştirilmiştir.
Bu seminerler dışında gerçekleştirilen çok sayıda teknik, işbaşı, sağlık ve güvenlik ayrıca kalite eğitimlerini de vurguladığımızda 2005 yılında Bursagaz da eğitim ve geliştirme fırtınası olduğundan söz etmek son derece doğru olur.
Ayrıca bu dönemde çalışanlar için eğitim ihtiyaçları belirleme yöntemi oluşturulmuştur.
Yine bu dönem yapılan çalışmalardan bir diğeri de önemli bir İnsan Kaynakları fonksiyonu olan oryantasyon sürecinin tanımlanması ve kullanılmaya başlanmasıdır. Bu sistem sayesinde “Kurumsal Başarı” ve “İç ve dış Müşteri İlişkileri” seminerleri sistemin bir parçası haline getirilmiş ve tüm işe yeni başlayan çalışanlara uygulanmaya başlamıştır.
Bu yıl İnsan Kaynakları uygulamalarına bakıldığında üç önemli çalışma daha gerçekleştirilmiştir.
1- Kurumsal yetkinlikler tanımlanmıştır. Kurumsal yetkinlikler Yönetici yetkinlikleri ve uzman yetkinlikler ana başlıkları altında tanımlanmıştır. Yönetici yetkinlikleri belirlenirken Holding yetkinlikleri referans alınmıştır. Bu tercih kurum ile holding arasındaki geliştirme ve kariyer bağının kurulması açısından bilinçli bir tercihtir.
2- Ölçme ve değerlendirme anlayışını güçlü hale getirmek, daha fazla kurumsallaşmak ve veriyle hareket edip daha fazla adil olabilmek için 360 derece yetkinlik ölçme sistemi devreye sokulmuştur. Bursagaz bu sistemi 2005 yılı olmasına rağmen yüksek güvenlikle, dışarıdan bir bağımsız danışman şirket aracılığıyla ve tamamen online olarak kullanmıştır. 360 derece değerlendirme sayesinde tüm çalışanlar birbirlerini değerlendirme fırsatı bulmuşlardır.
3- Performans ölçme değerlendirme sistemi revize edilmiştir. Yeni sistemde sadece iş ve iş geliştirme hedefleri ölçülmeye başlanmış ve hedeflere yönelik yönetim anlayışı tamamen devreye sokulmuş, yetkinlikler artık 360 derece değerlendirme ile ölçülmeye başlanmıştır. Performans ölçme değerlendirme sistemi sadeleştirilmiştir.
2006 Outtask yılı Çalışanlara Bireysel İnsan Kaynakları Çözümleri
Bu yıl da ölçme değerlendirmeye önem verdik. 360 derece değerlendirmeyi tekrarladık. Bu sayede tüm çalışanları yetkinlik düzeylerini ve konuda gelişimlerini kıyaslama fırsatı bulduk. İkinci 360 derece değerlendirme uygulaması kurum çalışanlarında ölçme kültürünün de oluşmasına ciddi düzeyde katkıda bulundu.
Performansı hedef düzeyinde performans yönetim sistemi ile izlemeye devam ettik. İşe almalarımız yavaşladı, Bursagaz norm kadrosu stabiliteyi sağladı.
Teknik, sağlık ve güvenlik ayrıca kalite eğitimleri devam etti.
2006 yılında geçen yıllara nazaran dört farklı uygulamayı devreye soktuk.
1- İnsan Kaynakları Bölümünde 2007 yılında uygulamak üzere Account Management sistemine geçmeye karar verdik. Bu sistemde her bir İnsan Kaynakları Bölümü çalışanı bir yıl süreyle kurum içerisinde hizmet vereceği birimin tüm İnsan Kaynakları ihtiyaçları belirleme ve tedarik etme sorumluluğunu üzerine alacaktı. Bu sistemin 2007 yılında etkin uygulanması için, bu yıl İnsan Kaynakları çalışanlarımızı yoğun eğitim çalışmalarına aldık. İşe alma teknikleri, performans yönetim teknikleri, ücret sistemi teknikleri, ölçme değerlendirme teknikleri vb. konularında çalışanlarımız eğitimlere katıldı.
2- Yine 2007 yılında kurum içerisinde yöneticilerin sorumluluk alıp yönetecekleri “bireysel koçluk” uygulamalarına geçilmesine karar verdik. Her yöneticinin koçluk yapamayabileceğini gözeterek ve koçluk yapabilecek yöneticileri belirlemek amacıyla, koçluk yetkinlikleri referans alarak tüm yöneticileri ölçme ve değerlendirmeye aldık. Koçluk yapabilecek yöneticilerimizi belirledik.
3- 2007 yılında yeni bir İnsan Kaynakları fonksiyonu olarak kariyer sistemini devreye sokmaya karar verdik. Bu amaçla geçmiş performans, 360 derece değerlendirme verileri ve ayrıca yöneticilerin gözlemlerinden yararlanarak kariyer havuzumuzu oluşturduk.
4- Outtask firmasının İnsan Kaynakları uygulamalarına yoğun destek verdik. İşe alma ve performans ölçme değerlendirme sistemimizi bu firmaya da aktardık. İşe alma çalışmalarına katkıda bulunarak kadrolarını oluşturmalarına destek verdik. Outtask firmasında çalışanları da kendi firmamızda çalışıyorlar anlayışıyla gelişim ve eğitim çalışmalarına dahil ettik.
Bu dönem sonunda Genel Müdür Ertuğrul Bey kurum içerisinde bir yönetim ve başarı modelinin uygulanmasına karar verdi. Kurum EFQM modelini konuşmaya başladı.
2007 Meyvelerin toplanması EFQM heyecanı
Bu yıl 2006 yılında yapmış olduğumuz hazırlıkların meyvelerini toplamaya başladık. Ölçme ve değerlendirmeye devam ettik. Performansı izlemeye devam ettik. Outtask firmamız da her açıdan dengelendi.
Kariyer sistemini devreye soktuk. Yetenek havuzumuzdaki çalışanlarla, koçluk yapacak yöneticilerimiz eşleştirdik. Bireysel koçluk sistemini devreye soktuk. Tüm çalışanlarımızın kariyer yönü ile ilgili beklentilerini ölçtük. Yine tüm çalışanlarımızın ilgi alanlarını belirledik.
Acil serviste görev yapan arkadaşlarımızı eğitime aldık.
İnsan kaynakları bölümünde Account Management sistemine geçtik. Bu arkadaşlarımızı sistem devreye girdikten yaklaşık altı ay kadar sonra doğrudan hizmet verdikleri iç müşterilerine sorarak performanslarını değerlendirdik.
Ertuğrul Bey Efqm modelinin startını verdi ve modele liderlik yapmaya başladı. Modelin kriterleri tanıdık. Komitelerimizi oluşturduk. Bu döneme kadar gerçekleştirdiklerimizi modelin beklentileri ile ilişkilendirmeye başladık. Bundan sonra yapacaklarımızı modeli referans alarak yapmaya başladık.
2007 yılında yapmış olduğumuz farklı uygulamalar ise;
1- Eğiticiler Takımı kurduk. Bu takımın üyeleri kurum çalışanlarından oluşturuldu. Takım üyelerini için “Eğitimcilerin Eğitimi” semineri gerçekleştirdik. Bu arkadaşlarımız bir süre sonra diğer çalışanlara eğitim vererek katkıda bulunmaya başladılar.
2- Kurum içerisinde çalışanlara destek verecek bir psikolog bulundurulmasına karar verildi. Bu konuda uzman arayışlarına başlandı.
3- Yetenek havuzunda bulunan çalışanlarımıza yönelik e- learning uygulamasına geçildi.
4- Kurum içerisinde her bir çalışan için bireysel gelişim hedefleri ve çözüm yolları belirlendi.
Başarılı bir EFQM denetiminden geçtik. Ulusal ödül alamadık. Uluslar arası ödüle başvurmaya karar verdik.
2008 yılına yeni bir heyecanla başladık. Ancak beklemediğimiz bir durum oluştu. Ertuğrul Bey görevden ayrıldı.
Bir Bursagaz tedarikçisi olarak ben bu ayrılışın arka planını bildiğim için bu kadar başarılı bir adama, bu kadar başarılı olduğu bir şirketten neden ayrıldığının hesabını soramadım.
O zaten ihtiyaç duyarsa nedenini yazar.
Ertuğrul Bey’in ayrılmasından sonra görevlendirilen yöneticinin ruhunu bildiğim ve kendisinden kurumun geleceğine zerre kadar katkıda bulunabileceğine dair bir milimetre kadar ümidim olmadığı için kuruma verdiğim desteği sonlandırdım.
Benim için Bursagaz’ın değerini çoktur. Bursagaz’a emeğim de çoktur.
Bunca yıl dökülen alın terinin boşa gitmemesini çalışanlar adına arzu ederim.
Güray Sabit
Makaleleri listelemek için tıklayınız.